Fachvereinigung Krankenhaustechnik e. V. - Christoph Franzen Schatzmeister
Auf das „Büromanagement Barbara Oertle“ konnte sich der Verein in jeglicher Hinsicht uneingeschränkt und absolut verlassen. Akribisch und stets zuverlässig hatte es alle Termine im Griff, wusste den Vorstand von notwendigen Aufgaben hervorragend zu entlasten und arbeitete lösungsorientiert, motiviert und hilfsbereit.
Frau Barbara Oertle hat ausgesprochen gut und engagiert im Sinne der FKT gehandelt, jederzeit die Gemeinnützigkeit des Vereines im Fokus gehabt und vereinbarte Ziele zeitnah umgesetzt.
Das Büromanagemet Barbara Oertle, in Person Frau Oertle, war von allen Vereinsmitgliedern sehr geschätzt, da man ihr anmerkte, dass sie sich gerne für die Belange des Vereines einsetzte und meisterte auch schwierige Situationen durch Kreativität, Praxisbezug und Zielorientiertheit. Die Umstellung der Geschäftsstelle, wie weiter aufgeführt, wurde zur vollsten Zufriedenheit abgeschlossen.
Wir wünschen Ihr für die Zukunft alles Gute.
Die deutschlandweit vertretene Fachvereinigung Krankenhaustechnik e. V. (FKT) ist seit über 40 Jahren gemeinnütziger Dachverband für Führungskräfte der technischen Abteilungen in deutschen Krankenhäusern und analogen Einrichtungen. Die FKT ist Mitglied im Europäischen Verband der IFHE-Europe und im Weltverband der IFHE (International Federation of Hospital Engineering). Sie zählt ca: 1200 Mitglieder.
Nach Beschluss des amtierenden Vorstandes der FKT, die Geschäftsstelle 2014 zu modernisieren, übernahm das „Büromanagement Barbara Oertle“ die Neuorganisation und setzte die Durchführung in allen Bereichen stringent und erfolgreich um. Dabei wurde die Geschäftsstelle nach 40 Jahren nicht mit mehr Räumlichkeiten erweitert, sondern durch die Einführung eines modernen „Vereinsmanager“ konsequent strukturiert, digitalisiert und vereinfacht, wodurch die Arbeitsabläufe der Geschäftsstelle der FKT (nach 2 Jahren) papierlos und standortunabhängig durchführbar geworden sind.
Mit der Modernisierung der Vereinsverwaltung wurde die gewünschte Transparenz und Unabhängigkeit in den Bereichen, Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung, Finanzbuchhaltung und Kommunikation, mit jeweils sofortiger Dokumentation erfolgreich umgesetzt, wodurch entsprechend den kommenden Anforderungen und der juristisch vorgegebenen Dokumentationspflichten die FKT auf dem neusten Stand gebracht und für die Zukunft gerüstet worden ist.
Mit dem professionellen Einsatz des Veranstaltungsmanagers hat Frau Oertle dem Verein die bessere Abwicklung der jährlichen Veranstaltungen mit Ausstellern, Vorträge, Besuchern und Jahreshauptversammlungen ermöglicht, die auch zukünftig mit weit weniger Zeit.-, u. Kostenaufwand, effektiver bewerkstelligt werden kann.
Das „Büromanagement Barbara Oertle“ hat zusätzlich für die FKT im Einzelnen folgende Aufgabengebiete modernisiert, betreut und verwaltet
Tätigkeiten für den FKT-Vorstand:
- Sicherstellung der Kommunikation zwischen den Vorstandsmitgliedern, den Referats- und Projektleitern, den ordentlichen und fördernden Mitgliedern, den Kunden, Dienstleistern und Mitarbeitern durch die Nutzung des Vereinsmanagers
- Vor- und Nacharbeitung von Vorstandssitzungen (Tagesordnung, Sitzungsprotokollen etc.)
Sicherstellung des Backoffice:
- Bearbeitung organisatorischer und bürotechnischer Vorgänge (Posteingang/-ausgang, Ablage und Wiedervorlage)
- Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben (Büroorganisation, Informationsaufbereitung und Bearbeitung der Korrespondenz, Terminabsprachen)
- Betreuung der Mitgliederverwaltung, administrative Verwaltung der Mitgliederstatistik.
- Abwicklung des gesamten Rechnungswesens (Beiträge, Vereinskonto, Reisekosten, Veranstaltungen).
- Anfertigen von Schriftsätzen aller Art (Berichte, Aufstellungen, Statistiken und Zwischenbilanzen
- Sicherstellen der Akten, Verwaltung und Archivierung
Tätigkeiten für die Vereinsorgane:
- Organisation und Durchführung der jährlichen Bundesfachtagungen mit Fachvorträgen, Einladung von Referenten, Firmenausstellungen/Messen und Rahmenprogramm (Bewirtung, Unterhaltungsprogramm, Shuttledienst etc.)
- Abwicklung der Finanzierung von Tagungen/Veranstaltungen, Budgetierung, Kontrolle und Zahlungswesen.
- Vor- und Nachbereitung von Jahreshauptversammlungen und Kassenprüfungen
- Kassenprüfungen (insbesondere Vorbereitung, Erstellung unterzeichnungsfähiger Dokumente und Bilanzen).
Beim Kunden zu Hause
Mit Frau Barbara Oertle hat man den perfekten Partner in Sachen Büroservice, sowie Übersicht und Planung in Finanzen und einiges mehr.
Überaus schnell bringt Frau Oertle Struktur in jeglicher Art von Papierkram. Unsere Aktenordner beschränken sich nur noch auf das Wesentliche. Ihre Methode ist so anschaulich, dass wir dies durch unsere ganze Wohnung hindurch zogen. Es ist befreiend sich von so manch unnötigen Kram zu trennen und macht Platz für Neues .
Vielen lieben Dank vor allem für die Tipps und Durchführung unseres Umzuges. Diesen hat Frau Oertle nicht nur in atemberaubender Geschwindigkeit durchgeführt, sondern mit Ideen und guter Planung sehr effektiv gestaltet.
Sie zeigt, wie gut organisierte Strukturen das tägliche Leben vereinfachen.
Julia Steininger
Unterstützung im Verein
Barbara Oertle versteht ihr Handwerk „Büroorganisation“ perfekt.
Ich habe sehr viel von Ihrer fachlichen Kompetenz profitiert. Dieses Wissen hat mich nachhaltig in meinem beruflichen Werdegang geprägt und ich kann es durchgängig anwenden.
Durch die immer stärker zunehmende Zeit für Verwaltungsaufgaben, ist ein strukturierter Arbeitsplatz von enormer Wichtigkeit, um wirtschaftlich arbeiten zu können.
Frau Oertle hat als freie Mitarbeiterin bei der Fachvereinigung für Krankenhaustechnik, in dem ich angestellt war, mehrer Bereiche gemanagt und stets ihr Wissen an mich weitergegeben, ohne jegliche Einschränkung oder Vorbehalte.
Dafür möchte ich mich ganz herzlich bedanken.
Matina Graf-Bauer (Sachbearbeiterin Mitgliederverwaltung)
